契約書の電子化によるメリットまとめ
契約書を電子化すると、担当者や導入企業、そして取引先にまで様々なメリットがあります。
しかし、電子契約を導入することは新しい取り組みですから躊躇する方もいると思います。また、個人的には電子契約を導入して契約の電子化を進めたいが、社内の理解を中々得られないという声も企業の担当者の方から聞きます。
そこでこの記事では、電子契約により契約書を電子化することで得られるメリットにフォーカスを当て、詳しく解説します。電子契約導入に反対する方への説得の材料として役立てていただければ幸いです。
契約書の電子化によるメリットの一覧
契約書の電子化によるメリットは多岐に渡ります。まずはそれらのメリットを一覧にまとめました。
- 印紙代の削減
- 書類コストと郵送コストの削減
- 事務作業時間の削減
- 契約締結の時間を短縮できる
- コンプライアンスの向上
- BCP（Business Continuity Plan：企業継続計画）への効果
では、それぞれのメリットについて詳しく解説します。
印紙代の削減
契約書の電子化によるメリットのひとつ目は、印紙代の削減です。電子契約導入のメリットとして良く挙げられるポイントですね。
書面による借用書、取引の基本契約書、売買契約書、請負契約書などを作成する場合には、収入印紙を貼付する必要があります。また、5万円以上の領収書にも印紙が必要で、紙文書を用いて取引をしていく場合には印紙が必要となります。特に高額な取引では高価な印紙が必要となります。
ところが、電子文書で契約書を作れば印紙は一切不要となります。なぜ、収入印紙が不要になるのかについては、別記事の「なぜ、電子契約で収入印紙は不要になるのか？」で解説していますので、こちらをご覧ください。
不動産や建築、工事、建設業等の企業では取引金額も大きくなるので印紙代の金額も大きくなりがちで、年間で数百万円もの金額に及ぶことも珍しくありません。その印紙代を削減できることは契約書の電子化の代表的なメリットと言えます。
書類コストと郵送コストの削減
書面で契約書を作成する場合には、契約書をプリントアウトし製本テープなどで製本、捺印した上で封筒に封入して郵送します。そこには当然ですが印刷代や用紙代等の備品の経費と、切手代や郵便代が発生し、紙の契約書は経費の負担が増加します。
さらに丁寧な対応をする企業の場合は、封筒に入れる際にクリアファイルで契約書を保護したり、送付状や取引先が使用する返送用封筒を切手を貼って同封するケースもあります。大企業ではこれらが積み重なると年間で数十万円から数百万円もの金額に膨らみかねません。
契約書を電子化してしまえばこれらの費用は一切不要になり、メリットとなります。
事務作業時間の削減
書類や郵便代のコストは目に見えるコストですが、今度は目に見えないコストの削減によるメリットです。
契約書を作成して郵送する際は、人手による事務作業が都度発生しますし、相手先への郵送が完了した後も今度は返送の状況を管理する必要もあります。もし、スムーズに契約書を返送してもらえなければ確認や督促の連絡等の作業も必要になります。そして、返送してもらった後も、届いた契約書への押印や署名内容に不備がないかを確認し、その後PDF化してデータを保存し、原本を保管する事務作業が発生します。
電子契約であればこれらの事務作業が不要になり、事務作業に伴う時間とコストを削減することが可能です。
そもそも、多くの企業ではワークフロー等のシステムを導入して、書類の作成や決裁業務を電子化するようになっており、内部での処理は全て電子化されている企業も少なくありません。ところが、相手方に送る契約書等だけは紙に印刷して物理的にやりとりをしている企業がほとんどです。
この部分を電子化すれば事務作業時間の多くが削減され、業務の効率化につながるメリットが得られます。
契約締結の時間を短縮できる
続いての契約書の電子化によるメリットは少し方向性が変わります。今まではコストの削減や業務の効率化というどちらかと言えば守りのメリットでしたが、これは攻めのメリットと言えます。
契約書を電子化する場合、印刷や発送の作業と時間が不要になり、押印処理も電子的に可能なためこれらをタイムラグなく実行することができるようになります。
つまり契約締結にかかる時間が短縮されます。例えば融資に関する契約であれば、契約を電子化することによる時間短縮で融資が実行されるまでの時間が短縮され、資金繰りの改善や競争力の向上につながります。
また、企業によっては営業の受注の確定を契約書の到着を持って判断しているケースも多く見られます。電子契約であれば郵送等含めた時間がなくなり、受注の確定もスピーディーになるので、営業の生産性のアップも期待できます。
コンプライアンスの向上
続いてのメリットはコンプライアンスの向上です。
企業では内部不正の防止等のコンプライアンスは非常に重要な問題となっています。
そしてコンプライアンスにおいて必須の機能が相互監視などの監視体制であり、また、こうした監視を効果的になものにするために重要なのは相手に気づかれないように情報を収集することです。
紙の文書の場合は文書の管理部署に知られずに調査することは難しいですが、電子契約により契約書が電子化できればこれらの問題が解決し、システムのデータベースに格納した電子契約の情報から相手に知られずに調査を開始できますし、契約情報が膨大になっても網羅的な調査も容易に実行できるようになります。
結果としてコンプライアンスの向上というメリットにつながります。
BCP（Business Continuity Plan：企業継続計画）への効果
最後にBCPにおける効果のメリットを解説します。
契約書の電子化は、BCPという自然災害や大火災、テロなどの非常事態に対して企業活動を継続していくための施策としても効果があります。
紙の契約書の場合には、契約書の原本の保存の必要があり、コピーは証拠としての価値が原本に比べて低くなってしまいます。なぜなら契約書の原本であれば、押印後に改ざんされる等の変造が行われても検知することができますが、コピーでは契約締結後の改ざんの有無を判定できないことが多いからです。したがって契約書の原本を本社に、コピーを別の場所に保管しても、本社が災害にあって契約書原本が失われた場合には、企業活動の継続に支障をきたす恐れが考えられます。
これに対し電子契約においては、原本・コピーの違いはありません。最初に作成されたファイルでも、コピーであっても電子署名が行われた時のデータから変更されていないことを確認できるからです。このような意味での原本性が維持できることから、遠隔地にコピーを保存しておけば本社のファイルが喪失した場合でもそれがただちに企業活動に支障をきたす恐れがなくなります。
また、災害等があった際に紙の契約書を持ち出すことは容易ではありませんが、電子契約であれば契約の情報はデータ化されているため新たな保管環境への移設等もしやすくなります。
以上から電子契約の導入はBCPにおいて大きな効果をもたらすと言えるのです。
リーテックスデジタル契約®︎ならではのメリット
契約の電子化を実現する電子契約サービスは様々なものが存在していますが、当社のサービスには独自のメリットがありますので、そちらを紹介します。
■反社会的勢力の排除
・サービス利用前に利用者の反社会的勢力ではないかを確認、クリーンな取引環境の構築
■資金調達の手段（POファイナンス®︎の活用）
・提携金融機関との連携によるPOファイナンス®︎の提供が可能
リーテックスデジタル契約は金融機関との提携により、幅広く安心してご利用いただけるスキーム設計となっています。
契約書の電子化にはこれだけ多くのメリットがあります。脱ハンコによる新型コロナウイルス感染症への対策だけではなく企業の生産性向上には欠かせないデジタル化。これからも様々なものがデジタル化されることが予想されます。
自社だけが置き去りにされないよう、契約書の電子化を進めましょう。リーテックスデジタル契約®︎では導入前後のフォローも丁寧に対応します。お気軽にお問い合わせください。
