一部の契約については、法令で契約書を「書面」で作成することが義務付けられているものがあるため、電子契約サービスの導入・検討にあたって注意が必要です。

この記事では「電子化」できる契約書類とできない契約書類について解説します。

電子化できる契約書類とは

これまで書面で契約していたものを電子化することについて、法律的に問題がないのか疑問に思う人も多いでしょう。

実際には、多くの契約類型においては契約書は必須ではなく「口約束も契約のうち」と言われるように口頭でも契約は成立します。

しかし、口頭で契約した場合、後になって「本当にその契約をしたのか」、「契約をしたとしても内容はどのようなものだったのか」を証明するのが困難なケースが出てきます。

そこで、押印した紙の契約書を作成することで、裁判など万が一の事態が起きた際に使える証拠としています。

一般の契約において、契約書は証拠とすることが目的であるため、紙の契約書ではない「証拠力のある電子契約」でも問題がないことになります。

一方で、契約書の交付・保存が法律で義務付けられているものもあり、契約の電子化は一律ではありません。

電子化できる契約書類の一例

• 取引基本契約書
• 業務委託契約書
• 秘密保持契約書
• 代理店契約書
• 下請法3条書面
• 業務請負契約書
• 注文書・注文請書
• 工事請負契約書
• 委任契約書・準委任契約書
• 雇用契約書
• 保証契約書

上記の通り「契約書」という名前ではなく、例えば、発注者が注文書を受注者に送り受注者が請書を出す「注文書・注文請書」のやりとりも電子化することができます。

そのほか検収書や請求書など、様々な帳票類も電子化することが電子帳簿保存法などで認められています。

保証契約書は電子化できるのか

保証契約は、（一般的に）金銭の消費貸借契約の貸主等と保証人の間に成立する契約ですっが、「書面」で行う必要がある契約の典型例の一つです。

これは、保証人の意思確認が問題となる事例が多発したことから、2004年の民法改正の際「保証契約は書面でしなければ効力を生じない」とされたためです（民法446条2項）。

このように「書面」が要求される契約は、特別な規定がなければ電子化できないことになりますが、保証契約に関しては上記改正の際に電子文書（法律には「電磁的記録」と記載）によって契約された場合は、書面で契約されたものとみなすという規定（民法446条3項）が設けられています。したがって、保証契約書は電子化することが可能です。

電子化できない契約書類とは

一方で、契約の中には口頭では成立せず、紙の契約書の作成が義務付けられているものも存在します。また、業法等において契約書ではないものの、契約条件を記載した書面の作成が義務付けられているものもあります。

法令上「書面」という文言があり、紙での作成が指定されているため、現状では電子化できない契約書類に分類されます。

電子化できない契約書類の一例

• 任意後見契約書（任意後見契約に関する法律3条）
• 農地の賃貸借契約書（農地法第21条）

現在、社会のデジタル化が進み、書面を要求する法令の規定が電子取引の阻害要因になっていることが指摘され、年々法令は改正されています。

IT書面一括法（正式名称は「書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律」）により、民間同士の書面の交付や書面での手続きを義務づけている法令が一括で改正され、電子的手段でも手続きが可能になるものが増加しました。

ただし、IT書面一括法でも類型的に電子化が適切でないものについては、電子化の対象外とされ、それらが上記の一例にある契約書類です。電子化が適切でないとされている理由の分類には下記のようなものがあります。

• 公正証書を要求しているもの（公正証書は公証人の面前で作成されなければならない）
• 取引が対面で行われる等、電子での取引が行われないもの（質屋営業法等）
• 国際条約に基づくもの（国際海上物品運送法等）
• 契約を巡るトラブルが多発している等、書面での署名や押印の代替が困難なもの（貸金業法、商品先物取引法等）

しかし、これらに該当する契約類型に関しても政府の規制改革推進会議による「規制改革推進に関する答申（令和2年7月2日）」において、民間事業者間における手続きについて、特に不動産関係、金融関係、会社法関係において書面の電子化や押印の不要化、対面規制の見直しを進めるものとされています。

具体的には「不動産売買における重要事項説明書等の電磁的方法による交付等に向けて宅建業法の関連規定について改正措置を講じる」とされていましたが、いわゆるデジタル改革関連法により、不動産取引関係の契約書が電子化が可能になりました。

2022年5月より新たに電子化できるようになった不動産取引関係の契約書類

• 定期借地契約書・定期借家契約書（借地借家法22条2項、38条2項）
• 定期建物賃貸借契約の説明書面（いわゆる38条書面）（借地借家法38条4項）
• 宅建業者の媒介契約書（宅地建物取引業法34条の2第11項）
• 不動産売買における重要事項証明書（宅地建物取引業法35条8項）
• マンション管理等の委託契約書（マンション管理法73条3項）

ここまで解説したように、契約以外にも公的機関への申請書類・保存が必要な書類等で紙の書面が必須のものは多くあります。

しかし、その多くはe-文書法（「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」及び「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の総称）などで電子化が可能となり、今後も電子化できる契約書類はさらに増えることが予想されます。

（※この情報は2024年7月時点の情報であり、法改正によって変更となる場合があります）

以下、ドキュサインのブログも参考になりますので、ぜひご覧ください。
（リンク）電子署名の基礎知識から業務効率化のアイデア、DXトレンドまで幅広いトピックを紹介｜ドキュサイン公式ブログ