取引先からメールに添付されて届くPDFの請求書。これを「印刷して紙で保管すればいい」と思っていませんか。実は2024年1月以降、メールで受け取った電子請求書は、原則として電子データのまま保存することが義務化されています。紙に印刷しただけの保存では、電子帳簿保存法の要件を満たさないおそれがあります。
この記事では、メールで届いた電子請求書を「どう保存すればよいのか」に絞って、2026年時点の電子帳簿保存法にもとづきわかりやすく解説します。印刷保存がなぜNGなのか、正しい保存のしかた、対応しない場合のリスクまで、経理担当者が押さえるべきポイントを整理します。
目次
【結論】メール添付の電子請求書は、電子データのまま保存が必須
- メールで届いたPDF請求書は、電子データのまま保存する必要があります。 2024年1月から、電子取引データの電子保存が義務化されました。
- 紙に印刷して保存するだけでは、要件を満たしません。 電子で受け取ったものは、電子で保存するのが原則です。
- 保存には「真実性」と「可視性」の2つの要件があります。 改ざん防止と、検索できる状態の確保が求められます。
- 一方、郵送で届いた紙の請求書は、これまでどおり紙のまま保存できます。 受け取った形式によって保存ルールが変わります。
- 対応しないと、青色申告の取り消しや加算税などのリスクがあります。 早めの体制整備が重要です。
メールで届いた電子請求書は「電子保存」が義務
法人が受け取る請求書は、大きく2種類に分けられます。
- 手渡しや郵送で送られてくる、紙の請求書
- メール添付などで送られてくる、PDFファイルなどの電子請求書
このうち、郵送で送られてくる紙の請求書は、現状これまでどおり紙のまま保存してかまいません。一方、メール添付などで送られてくるPDFファイルの請求書は、電子帳簿保存法の改正により、電子データのまま保存しなければならないと定められました。
これは「電子取引データ保存」と呼ばれるルールで、2024年1月1日から完全に義務化されています。それ以前は、電子取引データを紙に印刷して保存することも認められていましたが（宥恕措置）、この経過措置は2023年末で終了しました。現在は、メールやクラウド、ECサイトなど電子的にやり取りした取引情報は、電子データのまま保存するのが原則です。
そもそも電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法（電帳法）とは、税法上保存が義務付けられている帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。制度は大きく3つの区分に分かれます。
- 電子帳簿等保存：最初からパソコン等で作成した帳簿・書類をデータのまま保存する（任意）
- スキャナ保存：紙で受領・交付した書類をスキャンしてデータ保存する（任意）
- 電子取引データ保存：電子でやり取りした取引情報をデータのまま保存する（原則必須）
メールで届いた電子請求書が該当するのは、3つ目の「電子取引データ保存」です。この区分だけが全事業者の義務であり、法人・個人事業主を問わず対応が必要になります。
電子請求書の保存で満たすべき2つの要件（概要）
メールで受け取った電子請求書を保存する際は、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。ここでは概要を押さえておきましょう。
- 真実性の確保（改ざん防止）：保存したデータが改ざんされていないことを担保します。タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、または改ざん防止に関する事務処理規程の整備などで対応します。中小企業には、国税庁がサンプルを公開している「事務処理規程」の整備が現実的です。
- 可視性の確保（検索できる状態）：保存したデータを必要なときにすぐ確認・検索できる状態にします。「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できることが基本要件です。専用システムがなくても、ファイル名に検索キーを埋め込む方法（例：「20260520_550000_株式会社サンプル.pdf」）で対応できます。
なお、基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下の事業者は、税務調査時にデータのダウンロード要請に応じられる場合、検索要件が緩和されます。
保存要件のより詳しい内容（4つの真実性確保の方法、検索機能の細かな条件など）については、あわせて「電子帳簿保存法の保存要件をわかりやすく解説」の記事もご覧ください。制度全体の総まとめは「電子帳簿保存法とは？2026年版の要件を総まとめ」で解説しています。
「印刷して保存」ではダメな理由と、紙との二重管理
改正のポイントは、メール添付などで送られてくる電子請求書を「紙に印刷して保存するだけ」では要件を満たさなくなった点です。電子で受け取ったものは、電子データのまま保存する必要があります。
その結果、多くの企業では、郵送で届く紙の請求書は紙で、メールで届く電子請求書は電子で、という「二重管理」が必要になりました。この二重管理の手間やコストを抑えるためには、電子請求書をクラウドシステムで一元的に電子保存するのが有効です。クラウドで管理すれば、紙を探す手間や紛失のリスクが減るなど、単なる法対応にとどまらないメリットも得られます。
対応しない場合のリスク
電子取引データの保存義務に対応しない場合、いくつかのリスクが生じます。
まず、要件を満たした保存ができていないと、青色申告の承認が取り消される可能性があります。承認が取り消されると、税制上の優遇が受けられなくなり、事業への影響は小さくありません。
また、電子取引データに関連して申告漏れなどがあり、データの改ざんや隠ぺいといった不正が認められた場合には、通常の加算税に加えて10%が加重される、より重いペナルティが定められています。2026年現在、税務調査の現場でも電子取引データの保存状況が確認されるケースが増えており、確実な対応が求められています。
猶予措置はあるが「保存自体」は免除されない
要件どおりの保存がすぐには難しい場合のために、「猶予措置」が設けられています。所轄税務署長が「相当の理由」があると認め、かつ税務調査時にデータのダウンロードとプリントアウトの提示に応じられる場合には、検索要件などの一部が猶予されます（事前申請は不要）。
ただし、この猶予措置で免除されるのはあくまで要件の一部であり、電子取引データを電子のまま保存する義務そのものは免除されません。税務署の運用は年々厳格化する傾向にあるため、猶予措置に頼りきるのではなく、正式な要件対応へ計画的に移行しておくことが安全です。
電子請求書の発行・保存を効率化する「ONEデジ®Invoice」
電子請求書の受け取り・保存だけでなく、自社からの請求書発行も電子化したい場合は、専用サービスの活用が効率的です。
リーテックス株式会社が提供する「ONEデジ®Invoice」は、請求書の電子発行に対応したサービスです。電子帳簿保存法が求める要件を満たす形で請求書を発行・管理でき、受け取る側・発行する側の双方で電子保存への対応を進められます。また、契約書の電子化に対応する「ONEデジ®Document」や、各種証明書のデジタル化に特化した「ONEデジ®Certificate」など、用途に応じたサービスも展開しています。
これらのサービスは、いずれも改ざん防止や検索性といった電子帳簿保存法の要件を踏まえた設計になっており、請求書や契約書の電子保存を、法令に対応した形で効率的に進められます。
メールで届いた電子請求書の保存に関するよくある質問
メールで届いたPDF請求書は印刷して保存してもいいですか？
いいえ、印刷して紙で保存するだけでは電子帳簿保存法の要件を満たしません。メールなど電子的に受け取った請求書は、2024年1月から電子データのまま保存することが義務化されています。印刷した紙は補助的に使えますが、電子データの保存が必須です。
郵送で届いた紙の請求書も電子化する必要がありますか？
いいえ。郵送や手渡しで受け取った紙の請求書は、これまでどおり紙のまま保存してかまいません。スキャンして電子保存すること（スキャナ保存）も可能ですが、これは任意です。電子データでの保存が義務なのは、電子的に受け取った請求書です。
専用のシステムがないと対応できませんか？
いいえ。専用システムがなくても対応は可能です。真実性の要件は、国税庁が公開する事務処理規程のサンプルを整備することで満たせます。可視性（検索）の要件も、ファイル名に「日付・金額・取引先」を付けて規則的に保存する方法で対応できます。ただし、取引量が多い場合はシステムの導入が効率的です。保存要件の詳細は「電子帳簿保存法の保存要件をわかりやすく解説」もご参照ください。
保存期間はどのくらいですか？
電子取引データの保存期間は、原則として法人は7年間（欠損金がある事業年度は最大10年間）、個人事業主は原則5年間です。紙の請求書と同様の期間、電子データを保存しておく必要があります。
まとめ
メールで届いた電子請求書（PDF）は、2024年1月から電子データのまま保存することが義務化されています。紙に印刷しただけの保存では要件を満たさないため、「真実性の確保（改ざん防止）」と「可視性の確保（検索できる状態）」の2つの要件を満たして保存する必要があります。一方、郵送で届いた紙の請求書は、これまでどおり紙のまま保存できます。
対応しない場合は青色申告の取り消しや加算税のリスクがあるため、早めに保存体制を整えておくことが大切です。事務処理規程の整備やファイル名での管理など、専用システムがなくても始められる方法もありますが、取引量が多い企業や効率化を図りたい企業は、ONEデジ®Invoiceのような要件対応済みのサービスを活用するのも有効です。自社の状況に合った方法で、電子請求書の保存に対応していきましょう。
（※本記事は2026年8月時点の情報にもとづいています。法改正により変更となる場合がありますので、最新情報は国税庁の公表資料をご確認ください。）
参考・一次情報
- 国税庁「電子帳簿保存法の概要」：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/
- 国税庁「電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）」：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07.htm
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