請求書や領収書を電子データでやり取りする機会が当たり前になった今、その保存方法を定める「電子帳簿保存法」への対応は、すべての事業者にとって避けて通れない課題となっています。2024年1月には電子取引データの電子保存が義務化され、税務調査でも要件を満たした保存ができているかが厳しく確認されるようになりました。
一方で、「何をどこまで対応すればよいのか分からない」「専用システムを入れないと対応できないのか」といった疑問を持つ経理担当者や経営者は少なくありません。電子帳簿保存法は保存区分ごとに要件が異なり、義務となる部分と任意の部分が混在しているため、全体像を正しく整理することが対応の近道です。この記事では、電子帳簿保存法の基本から3つの保存区分ごとの要件、罰則、対応手順までを2026年時点の最新情報にもとづいて総まとめします。あわせて、Wordの原本のまま電帳法に対応できるONEデジ®もご紹介します。
目次
電子帳簿保存法の基本概念
電子帳簿保存法とは何か
電子帳簿保存法とは、税法上保存が義務付けられている帳簿や書類を、電子データとして保存する際のルールを定めた法律です。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、一般には「電帳法」とも呼ばれます。
もともと帳簿や書類は紙での保存が原則でしたが、業務のデジタル化にともない、一定の要件を満たせば電子データでの保存を認める形で整備されてきました。対象となるのは、仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿類、貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類、そして請求書・領収書・見積書といった取引関係書類です。
電子帳簿保存法の目的と重要性
この法律の目的は、経理業務の効率化と、電子データの改ざん防止による記録の信頼性確保を両立させることにあります。紙の書類を保管するスペースやコストを削減しながら、税務上の証拠力を担保するために、保存方法に一定の要件が設けられています。
特に重要なのが、2024年1月から電子取引データの電子保存が完全に義務化された点です。これにより、メールやクラウドで受け取った請求書などを紙に印刷して保存するだけでは、要件を満たさないケースが生じるようになりました。すべての事業者に関わる制度であるため、内容を正しく理解しておくことが欠かせません。
電子帳簿保存法の対象者
対象となる事業者の範囲
電子帳簿保存法は、法人・個人事業主を問わず、税法上の帳簿書類の保存義務があるすべての事業者が対象です。事業の規模や業種による例外はなく、売上が少ない個人事業主であっても、取引に関する書類を電子データでやり取りしていれば、電子取引データ保存の義務が生じます。
つまり「うちは小規模だから関係ない」ということはなく、電子メールで請求書を受け取ったり、ECサイトの購入履歴を領収書として利用したりしている時点で、電帳法への対応が必要になると理解しておくとよいでしょう。
特例措置を受けられる事業者
一方で、システムの導入がすぐには難しい事業者に配慮した措置も設けられています。保存要件に従って保存できないことについて、税務署長が「相当の理由」があると認め、かつ税務調査の際にデータのダウンロードとプリントアウト（書面）の提示・提出に応じられる場合には、検索要件などの一部が猶予される「猶予措置」が適用されることがあります。
ただし、この猶予措置はあくまで保存要件の一部を緩和するものであり、電子取引データを電子のまま保存する義務そのものが免除されるわけではありません。2026年時点では猶予措置の終了時期は明確に定められていませんが、税務調査における「相当の理由」の判断は年々厳格になる傾向にあり、早めに正式な要件対応へ移行しておくことが安全です。
電子帳簿保存法の要件
要件の概要と重要性
電子帳簿保存法の要件は、保存する書類の種類や作成方法に応じて「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの区分に整理されています。それぞれ求められる要件が異なるため、自社がどの区分に該当するかを把握することが対応の第一歩です。
特に注意したいのは、3区分のうち全事業者に義務付けられているのは「電子取引データ保存」だけであるという点です。残りの2区分は「電子で保存するなら要件を守る」という任意のルールであり、この区別を曖昧にすると、不要なシステム投資を抱えたり、逆に必須の対応を漏らしたりする原因になります。
要件を満たすための基本的な考え方
3区分に共通する要件の柱は、大きく「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つです。真実性の確保とは、保存されたデータが改ざんされていないことを担保する仕組みを指し、可視性の確保とは、必要なときにデータを速やかに検索・表示できる状態にしておくことを指します。この2つの考え方を軸に、各区分の具体的な要件を理解していくと整理しやすくなります。
電子帳簿等保存の要件
真実性の確保
電子帳簿等保存とは、会計ソフトなどで最初から電子的に作成した帳簿や書類を、そのまま電子データで保存する区分です。この区分で真実性を確保するには、記録の訂正・削除を行った場合にその履歴が残るシステムを利用すること、あるいは帳簿間で相互に関連性を確認できることなどが求められます。
可視性の確保
可視性の確保としては、保存場所にディスプレイやプリンタなどを備え付け、画面や書面に速やかに出力できる状態にしておくことが必要です。加えて、システムの概要を記した書類（システム仕様書や操作説明書など）を備え付けること、取引年月日・取引金額・取引先といった条件で検索できる機能を確保することが求められます。会計ソフトやクラウドサービスを利用している場合は、これらの要件がサービス側で満たされていることが多く、対応の負担を大きく減らせます。
スキャナ保存の要件
スキャナ保存の基本要件
スキャナ保存とは、紙で受け取った請求書や領収書などを、スキャナやスマートフォンのカメラで読み取って電子データとして保存する区分です。この区分では、一定の解像度や階調でデータ化すること、読み取り後に速やかにタイムスタンプを付与すること、訂正・削除の履歴が残るシステムを利用することなどが要件となります。
スキャナ保存における注意点
スキャナ保存は任意の対応ですが、導入すれば紙の書類そのものを保管する必要がなくなるメリットがあります。一方で、解像度やタイムスタンプ、検索機能といった要件を満たしていないと、税務上有効な保存とは認められません。要件を満たしたシステムやサービスを利用し、社内の運用ルールを整えたうえで導入することが重要です。
電子取引データ保存の要件
電子取引データの定義
電子取引データ保存は、3区分のなかで唯一、全事業者に義務付けられている区分です。電子取引とは、請求書・領収書・注文書・見積書といった取引情報を、紙ではなく電子データでやり取りする取引を指します。メールに添付されたPDFの請求書、ECサイトからダウンロードした領収書、クラウドサービス上で授受した契約書などがこれに該当します。
保存方法と要件
これらの電子取引データは、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存することが義務付けられています。保存にあたっては、真実性の確保として、タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、あるいは改ざん防止に関する事務処理規程を定めて運用することのいずれかを満たす必要があります。
可視性の確保としては、取引年月日・取引金額・取引先の3項目で検索できる機能を備えることが求められます。ただし、税務調査時にデータのダウンロード提示に応じられる場合や、一定の売上規模以下の事業者については、検索機能の要件が緩和されることもあります。自社の状況に応じて、どこまでの対応が必要かを確認しておきましょう。
なお、電子取引データを保存する際に見落とされやすいのが、ファイル名やフォルダの管理方法です。専用システムを使わずに保存する場合でも、「取引年月日・取引金額・取引先」を組み合わせたファイル名を付け、規則的にフォルダ分けしておくことで、検索性の要件に対応しやすくなります。国税庁もこうした方法を認めており、まずは自社で無理なく続けられる管理ルールを定めることが、要件対応の第一歩となります。
電子帳簿保存法における罰則
罰則の種類と内容
電子帳簿保存法の要件を満たさなかった場合、いくつかのリスクが生じます。まず、電子取引データを適切に保存していないと、青色申告の承認が取り消される可能性があります。承認が取り消されると、税制上のさまざまな優遇が受けられなくなり、事業への影響は小さくありません。
また、電子データの改ざんや隠ぺいなどの不正が発覚した場合には、通常課される重加算税にさらに10%が加重されるという、より重いペナルティが定められています。単なる保存漏れにとどまらず、意図的な不正には厳しい対応がとられる仕組みです。
罰則を回避するための対策
罰則を回避するためには、自社が扱う電子取引データを漏れなく把握し、要件を満たした形で保存する体制を整えることが不可欠です。改ざん防止のための事務処理規程を整備し、検索に対応できる形でデータを管理することが基本となります。国税庁が公開している規程のサンプルを活用すれば、専用システムがなくても真実性の要件を満たすことが可能です。とはいえ、取引量が増えるほど手作業での管理は限界があるため、要件に対応したシステムの導入が現実的な解決策となります。
電子帳簿保存法の対応手順
自社の状況を把握する
対応の第一歩は、自社の状況を正確に把握することです。どのような取引書類を、どの経路で受け取り・発行しているかを洗い出し、そのうち電子取引に該当するものがどれかを整理します。メール添付のPDF、クラウド請求書サービス、ECサイトの領収書など、意外と多くのデータが電子取引に該当することに気づくはずです。あわせて、現在の保存方法が要件を満たしているかを点検します。
必要なシステムの導入
自社の状況を把握したうえで、要件を満たすためのシステムやサービスを検討します。会計ソフトやクラウドサービスの多くは、タイムスタンプの付与や検索機能、訂正・削除履歴の保持といった要件にサービス側で対応しています。こうしたツールを活用すれば、担当者が個別に要件を管理する負担を大きく減らせます。導入の際は、自社の業務フローに無理なく組み込めるか、既存のシステムと連携できるかといった観点で選ぶことが大切です。
Word原本のまま電帳法に対応できる「ONEデジ®」
電子帳簿保存法への対応を考えるうえで、契約書や見積書をWordで作成している企業に適した選択肢が、リーテックス株式会社の提供するONEデジ®です。
多くの電子契約・文書管理サービスでは、Wordで作成した書類をPDFに変換してから保存・管理する必要があります。これに対してONEデジ®は、Wordの原本そのものに電子署名を付与し、そのまま保存・管理できる点が大きな特徴です。PDFへの変換工程が不要なため、契約書のフォーマットを変えることなく、電子帳簿保存法が求める真実性の確保に対応できます。
とりわけ「ONEデジ®Document」と「ONEデジ®API」は、電子帳簿保存法への対応を想定した設計となっています。ONEデジ®Documentは契約書などの文書を電子的に締結・保存する用途に、ONEデジ®APIは既存の業務システムに電子署名・保存機能を組み込む用途に適しており、自社の運用に合わせて選べます。取引年月日・取引金額・取引先といった条件での検索や、訂正・削除の履歴管理にも対応することで、電子取引データ保存の要件を満たしながら、日々の文書業務を効率化できます。
Wordを中心に契約書や取引書類を作成している企業にとって、原本のフォーマットを保ったまま電帳法対応を進められるONEデジ®は、業務フローを大きく変えずに導入できる現実的な選択肢といえるでしょう。
よくある誤解とその解消
全ての書類を電子化する必要があるのか
電子帳簿保存法について、「すべての紙書類を電子化しなければならない」という誤解がよく見られます。実際には、義務付けられているのは電子取引データを電子のまま保存することだけであり、紙で受け取った書類を無理にスキャンして電子化する義務はありません。紙の書類は紙のまま保存しても問題なく、スキャナ保存はあくまで任意の対応です。義務と任意を正しく切り分けることで、不要な作業やコストを避けられます。
特定のシステムが必須なのか
「対応には高額な専用システムが必須だ」という思い込みも誤解の一つです。前述のとおり、改ざん防止の事務処理規程を整備し、国税庁のサンプルを活用すれば、専用システムがなくても真実性の要件を満たせます。ただし、取引量が多い企業や、検索・管理を効率化したい企業にとっては、要件に対応したクラウドサービスやツールを導入するほうが、結果的に負担を軽減できます。自社の規模や取引量に応じて、必要な範囲で対応を検討することが大切です。
まとめと今後の展望
電子帳簿保存法の重要性の再確認
電子帳簿保存法は、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存の3区分で構成され、このうち電子取引データ保存はすべての事業者に義務付けられています。真実性の確保と可視性の確保という2つの柱を軸に、自社が該当する区分の要件を正しく理解し、対応することが求められます。要件を満たさない場合には、青色申告の取り消しや重加算税の加重といったリスクがあるため、確実な対応が欠かせません。
今後の法改正に備えるために
電子帳簿保存法は、これまでも数度の改正を重ねてきた制度であり、今後も社会のデジタル化に合わせて見直される可能性があります。猶予措置の動向や税務調査の運用も変化していくため、最新情報を継続的に確認しながら、要件に対応した保存体制を整えておくことが重要です。Word原本のまま電帳法に対応できるONEデジ®のようなサービスも活用しながら、無理なく継続できる運用を築いていきましょう。制度への対応にお悩みの際は、ぜひリーテックスのONEデジ®へお問い合わせください。
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