4つの保存要件
電子帳簿保存法の宥恕（ゆうじょ）期間も残り約１年を切りました。
★そもそも電子帳簿保存法でどんな法律なのか？
★自社は対象となるのか？
★何をしなければならないのか？
などの基本的な事に対して、分かりやすく６回に分けて説明を行います。
今回は、第4回目「電子帳簿保存法の保存要件」です。
今後は電子帳簿保存法に基づいて、メールに添付された請求書を電子保存しなければならなくなります。この条件は大きく以下４点です。
★(1)真実性の確保のための措置
(2)可視性の確保
(3)電子計算機処理システムの概要書等の備えつけ
★(4)検索機能の確保
特に、システムで対応しなければどうしようもないのが、
(1)真実性の確保のための措置で上げられているタイムスタンプと
(4)検索機能の確保で求められている「範囲指定検索」と2つ以上の項目の「組み合わせ検索」です。
（１）はインターネットへの接続が必須であり、（４）はファイルのファイル名変更などの方法では対処しきれず、システムを導入しなければどうにもならないものと考えられます。
上記の法的4つの要件を分かりやすくしますと以下となります。
①タイムスタンプを押す
②ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書の備え付け
③システムのマニュアルの備え付け
④検索できるようにする
・取引年月日その他の日付、取引金額、取引先での検索
・日付又は金額に係る記録事項について範囲指定検索
・日付または金額の任意の記録項目による組み合わせ検索
※保存義務者が判定期間に係る基準期間における課税売上高が1,000万円以下である事業者である場合には、検索機能の確保の要件は全て不要
上記の要件を満たすためには自社で対応は難しく、クラウドシステムを利用する方法となり得ることでしょう。ぜひこの機会に対応策をお考えいただきたいと思います。