重要!電帳法の保存要件とは④

重要!電帳法の保存要件とは④

4つの保存要件

電子帳簿保存法の宥恕(ゆうじょ)期間も残り約1年を切りました。 ★そもそも電子帳簿保存法でどんな法律なのか? ★自社は対象となるのか? ★何をしなければならないのか? などの基本的な事に対して、分かりやすく6回に分けて説明を行います。

今回は、第4回目「電子帳簿保存法の保存要件」です。

今後は電子帳簿保存法に基づいて、メールに添付された請求書を電子保存しなければならなくなります。この条件は大きく以下4点です。 ★(1)真実性の確保のための措置 (2)可視性の確保 (3)電子計算機処理システムの概要書等の備えつけ ★(4)検索機能の確保 特に、システムで対応しなければどうしようもないのが、 (1)真実性の確保のための措置で上げられているタイムスタンプと (4)検索機能の確保で求められている「範囲指定検索」と2つ以上の項目の「組み合わせ検索」です。 (1)はインターネットへの接続が必須であり、(4)はファイルのファイル名変更などの方法では対処しきれず、システムを導入しなければどうにもならないものと考えられます。 上記の法的4つの要件を分かりやすくしますと以下となります。 ①タイムスタンプを押す ②ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書の備え付け ③システムのマニュアルの備え付け ④検索できるようにする ・取引年月日その他の日付、取引金額、取引先での検索 ・日付又は金額に係る記録事項について範囲指定検索 ・日付または金額の任意の記録項目による組み合わせ検索 ※保存義務者が判定期間に係る基準期間における課税売上高が1,000万円以下である事業者である場合には、検索機能の確保の要件は全て不要 上記の要件を満たすためには自社で対応は難しく、クラウドシステムを利用する方法となり得ることでしょう。ぜひこの機会に対応策をお考えいただきたいと思います。

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