契約とは、2人以上の当事者が合意することによって法的な権利義務関係が発生する行為であり、非常にセンシティブな行為といえるでしょう。

一歩間違えれば、これまで積み上げてきた信頼関係が一気に崩れ、交渉が決裂してしまう危険性をはらんでいます。

だからこそ、契約相手に失礼のないようスムーズな締結業務を心がけ、スマートに電子契約を結びたいものです。

そこで今回は、スムーズに契約締結業務を進めるための「電子契約マナー」を解説していきます。

まず、電子契約マナー「その１」は、受信側のメールアドレス確認です。

多くの電子契約は、締結者に「契約の締結依頼」が電子契約システムからメールで送られ、システムにログインして電子署名を行います。

会社の代表者同士が契約交渉を行い「契約の締結依頼」を送受信する場合は問題ありませんが、実際は締結権限をもつ者ではなく、締結権限を持たない担当者同士で交渉するケースが大半です。

事前確認をしないまま相手の担当者に「契約の締結依頼」を発信してしまうと、相手は何の契約か分からず混乱を招く恐れがあります。

さらに、締結権限が無い者が誤って承諾してしまうと、後々大きな問題になるでしょう。さらに、受信相手が承諾しないと発信側は一度キャンセルして発信し直しとなり、社内に迷惑をかけることになります。

一方、電子契約はワークフロー機能を利用して決済権限を持つ担当者の決済を得ることもできます。しかし、ワークフローの導入が済んでいない状態で契約を締結する場合、紙での押印申請などを行ってから電子契約を締結するため、受信側は誰が電子署名するのかをメールアドレスを含めて事前に確認しておかなければなりません。

次に、電子契約のマナー「その2」は、受信側の電子署名する人への事前連絡です。

シチュエーションとして、交渉相手と電子署名を行う相手が異なるケースは多々あるでしょう。このようなときの対処法は、ずばり「事前連絡」です。

電子契約を行う際、承諾依頼の通知メールは、電子契約ベンダーのアドレスで発信されるため、事前にどのベンダー・どのメールアドレスで契約の締結を行うのか把握していないと、迷惑メールと勘違いして削除されてしまうかもしれません。

通知をベンダー任せにせず、電子署名を依頼する相手と「どのベンダー・どのメールアドレスからいつごろ電子契約の承諾依頼が送信されるのか」などの情報を事前に共有することを強くお勧めします。

いくら契約が電子化されても、最終的に重要なのは”コミュニケーション”です。契約相手とは密に連絡を取りながら、スマートかつスムーズに契約を進めていきたいものです。