電子契約を利用して契約を締結する際、このような不安を感じたことはないでしょうか。

「決裁者に確認をしたうえで承認してもらえているのか？」

「取引先の決裁プロセスがわからないため心配…」

契約締結の窓口となる人、そして実際に電子署名をする人が異なる場合、どのように電子契約したらよいのかについて説明します。

実際、契約の交渉窓口と署名・押印する決裁者が異なるケースは多いでしょう。

例えば、契約書の書面上は取引先の社長の氏名が記載されているが、契約書を送る宛先のメールアドレスは営業担当者のもの…といったケースです。

しかし、これは電子契約に限ったことではなく、書面で契約を締結する場合も同じです。

ほとんどの場合、押されている印鑑の真贋を確認していないため、本物の印鑑を締結権限者が押しているのかどうかはわかりません。

確実に契約締結を行うには、印鑑証明書をもらい印影を確認すればよいのですが、取引先に印鑑証明書の提出を求めるのは、銀行でもなければ難しいのが現実です。

これと同様に電子契約の場合も取引先の決裁プロセスはわからないため、電子契約を締結した人物が「締結権限があること」を相手に保証してもらうのが適切です。

その方法として「契約書に条項を加えること」が最も確実で有効な手段となります。

第●●条（電子署名）

本契約にメール認証による電子署名をもって署名する各個人は、相手方に対し、本契約を締結し各条項の規定を履行する正当な権利および能力を有していること、本契約を締結するについて何人からの何らの異議申立てがなされないこと、ならびにかかる事態が生じた場合第三者からの一切の要求に対し自己の責任と負担においてこれに対処し、相手方に何らの迷惑および損害を与えないことを保証する。

以上、本契約の成立を証するため、本書の電磁的記録を作成し、甲および乙が

合意の後電子署名を施し、各自その電磁的記録を保管する。

メール認証によって本人確認を行い、電子契約を締結する場合は上記のような条項を契約書に加えることをお勧めします。