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電子化できる契約書類、できない契約書類

一部の契約については、法令で契約書を書面で作成することが義務付けられているものがあり、電子契約サービスの導入・検討にあたって注意が必要です。この記事では電子化できる契約書類とできない契約書類について解説します。

電子化できる契約書類の一例

今までは紙の書面で契約していたものを電子化することについて法律的に問題がないのか疑問に思う方もいるかと思います。

実際には、多くの契約類型においては契約書類は必須でなく、よく言われる「口約束も契約のうち」に従って、多くの契約は口頭でも成立します(詳しくは、別記事「契約と契約書〜電子契約を選ぶ際のポイント」をご覧ください)。

しかし、口頭で契約した場合、後になって「本当にその契約をしたのか」、「契約をしたとしてもその内容がどのようなものだったのか」を証明することは困難なケースが出てきます。そこで、通常は紙の契約書を作成することで、訴訟等のいざという時に使える証拠としています

通常の契約ではこのように契約書は証拠となりさえすればよいので、紙の契約書でなく電子契約でも問題がないことになります。

電子化できる契約書類の一例が下記です。

  • 取引基本契約書
  • 業務委託契約書
  • 秘密保持契約書
  • 代理店契約書
  • 下請法第3条書面
  • 業務請負契約書
  • 注文書・注文請書
  • 工事請負契約書
  • 委任契約書・準委任契約書
  • 雇用契約書
  • 保証契約書

この中に記載があるように「契約書」という名前の文面ではない、例えば、発注者が注文書を受注者に送り、受注者が請書を出す場合の「注文書・注文請書」のやりとりも電子化することができます。その他にも検収書や請求書など、様々な帳票類も電子化することができます。

保証契約書は電子化できるのか

また、保証契約書については以前は電子化できない契約書類の典型的な例として挙げられていました。保証契約は、金銭の貸借の貸主等と保証人の間に成立する契約です。保証人の意思確認が問題になる事例が多発したため、2004年の民法改正の際に書面が必要とされました。しかし、電子文書(法律には「電磁的記録」と記載)によって契約された場合には書面で契約されたものとみなすという規定(民法446条3項)があるため、保証契約は電子化することが可能になっています。

電子化できない契約書類の一例

一方で契約の中には、口頭では成立せず、書面での契約書の作成が義務付けられている契約が存在します。これらは現状では電子化できない契約書類と言えます。法令上で「書面」という文言があり、紙での作成が指定されているかどうかが一つのポイントになります。

電子化できない契約書類の一例が下記です。

  • 定期借地契約書・定期借家契約書(借地借家法22条、38条1項)
  • 宅建業者の媒介契約書(宅地建物取引業法34条21項)
  • 不動産売買における重要事項証明書(宅地建物取引業法35条※契約ではない)
  • マンション管理等の委託契約書(マンション管理適正化法73条)
  • 任意後見契約書(任意後見契約に関する法律3条)
  • 訪問販売等で交付する書面(特定商取引法4条)

現在では社会のデジタル化が進み書面を要求する法令の規定が電子取引の阻害要因になっていることが指摘され、法令が改訂されています。

それがIT書面一括法(正式名称は「書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律」)でこれが制定されたことにより、民間同志の書面の交付や書面での手続きを義務づけている法令を一括して改正し、電子的手段でも手続きが可能になるものが増えました。

ただし、IT書面一括法でも類型的に電子化が適切でないものについては、電子化の対象外とされており、それらが上記の一例にある契約書類です。電子化が適切でないとされている理由の分類には下記があります。

  1. 公正証書を要求しているもの(公正証書は公証人の面前で作成されなければならない)
  2. 取引が対面で行われる等、電子での取引が行われないもの(質屋営業法等)
  3. 国際条約に基づくもの(国際海上物品運送法等)
  4. 契約を巡るトラブルが多発している等、書面での署名や押印の代替が困難なもの(貸金業規制法、商品取引所法等)

しかし、これらに該当する契約類型に関しても政府の規制改革推進会議による「規制改革推進に関する答申(令和2年7月2日)」において、民間事業者間における手続きについて、特に不動産関係、金融関係、会社法関係において書面の電子化や押印の不要化、対面規制の見直しを進めるものとされています。

その中では具体的に、現在は電子化が認められていない「不動産売買における重要事項説明書等の電磁的方法による交付等に向けて宅建業法の関連規定について改正措置を講じる」とあり、今後の改訂が見込まれているものがあります。

ここまで解説してきたように契約の他にも公的機関への申請書類・保存が必要な書類等で紙の書面が必須のものは多くあります。しかし、その多くはe-文書法などにより、電子化が可能となっており、今後電子化できる契約書類は増えていくことが予想されます。

その一方で現時点では電子化が可能になっていない文書もあるので、各業界の業法等必要となる文書については電子化が可能かどうかを確認する必要があります。

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