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要注意!電子契約導入時の調整ポイントまとめ

自社での電子契約の導入が決定した場合に、取引先や社内での業務のやり取りにおいて様々な調整ポイントが発生してきます。この記事ではそれらについてまとめ、詳しく解説します。

取引先との調整事項

電子契約を開始するに当たっては、契約当事者間で契約を電子契約で取り交わすことについて、取引先に事前に同意を取っておく必要があります。

いざ契約を取り交わす段階になってからこの同意を取ろうとすると、取引先側の社内調整に時間がかかり取り交わす契約の締結に時間を要したり、最悪の場合、取引先での社内調整が上手くいかず紙の契約書での締結を求められる可能性もあります。

事前に電子契約での締結について同意を取るようにしましょう。企業間の契約締結を電子契約で行なう際の同意取得に当たっては、具体的に以下のポイントを抑えることが考えられます。

契約締結を電子契約で行なうことに対する同意

同意を得る内容については、「どのような仕組み・システムを使って電子契約を締結するのか」、また、「そのシステムの概要や電子証明書の発行にかかわる本人確認・身元確認の基準、電子署名に用いられる暗証コードであるPINの発行管理」などについての説明と同意が含まれます。

今まで紙で締結していた契約が電子契約に変わった際に、具体的にどのような仕組みを使うのか、また、その仕組みの仕様及び、どのような管理体制で業務を扱うのかを定義し、同意を得る必要があります。

電子契約を利用する担当者情報の申請

続いて、電子契約を実際に使って契約締結を行う社員に関する確認のための申請です。具体的な確認内容としては、

  • 申請された担当者が、当該法人に在籍していることの確認
  • 申請された担当者が、当該法人の代表者または、代表者から契約締結の権限を委任された者であることの確認

これは、契約という企業同士が取り交わすものに対して、その締結の権限を有する方が担当者として実際に企業に存在し、また契約の締結の権限を法人の代表者から認められているかを確認する必要があるためです。

これを疎かにすると、せっかく締結した契約が無権限者もしくは在籍が確認できない第3者による無効な契約であると主張されるリスクが高まりますので、非常に大事な確認ポイントとなります。

社内規定の見直し

続いては自社の社内規定の見直しについてです。

従来の書面を用いた契約を行う場合は、一般的に押印規定等の社内規定に従って、印鑑の捺印を行なっているかと思います。

そこで、新たに電子契約で契約締結を行なうためには、押印規定に電子契約を用いて契約締結を行う運用についてのルールを定義する必要が出てきます。

規定策定に当たってのポイント

電子契約の利用に対応して社内規定の策定で主に注意すべきポイントは以下になります。

  • 電子契約の管理責任者
  • 電子契約により契約締結する担当者に対する権限の委任
  • 電子契約により契約締結する際の承認ルール
  • 電子契約の業務に携わる社員が遵守すべき事項について

ルールの策定に当たっては、既存の押印規定に、電子契約のルールを追記の上で改訂する形でも、新たに電子契約規定のような規定を策定する形でも特に問題はありません。

また、このタイミングは社内規定の見直しを行う良いタイミングとも言えます。

従来の押印規定では印鑑による押印を前提に内容がつくられているはずですので、アナログな作業や方法を前提にしている可能性があります。それらを見直し、修正することで現在の業務に沿った内容になり、業務の効率化を実現できる可能性があります。

さらに、電子契約にて締結された契約データは、クラウドサービス上や、社内のファイルサーバー、文書管理システムなどで管理されることになるはずです。それに伴って、文書管理規定の修正が必要となることがあります。文書管理規定を修正する場合は、以下の様な点に留意します。

  • 電子契約で締結した場合の契約書保管先の追加
  • 文書にアクセスできる権限及び閲覧申請についてのルール追加
  • 契約文書の保管期限、廃棄ルールの追加

これらの社内規定についても、事前に余裕を持って確認と変更の対応をすすめておくことで、スムーズに電子契約を活用した契約締結の業務に移行することができるようになります。

契約文書の見直し

契約書内の文言に書面による締結を意図した文言が含まれている場合、電子契約の導入に合わせて文面の見直しを行なっていただく必要があります。見直しのポイントは以下の2点となります。

1点目が契約書の保管に関する文面の修正です。クラウドサービス内に契約文書を保管し、当事者間で共有するような仕組みを採用する場合、契約書内でよく記述される、「合意の証として、本書 2 部作成の上で、甲乙が各 1 部を保管するものとします。」などの内容は、実態と合わなくなってしまいます。

例えば、「本契約は電磁的に作成、保管するものとし、甲乙双方の電子署名をもって締結することとします。」のような適切な内容への修正が必要となります。

続いて2点目が、「書面」という文言の利用についてです。契約書内に「書面による取交し」など「書面」という文言が含まれている場合は、「紙」による対応を意図した内容となり、電子契約を導入すると実態と合わなくなるため電子契約運用後の適切な内容に修正が必要となります。

具体的には、「書面」という文言を削除したり、「書面または電磁的記録による」といった表現への変更が考えられます。

以上が、電子契約の導入時に抑えていただきたい社内外の調整ポイントです。調整の対応に手間が掛かる点は否めませんが、電子契約の導入にはその手間を上回る様々なメリットがありますので、ぜひ参考に電子契約の導入に活用していただければ幸いです。

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