契約書のやり取りに、いまだに印刷・押印・郵送という手間をかけていないでしょうか。取引先に契約書を郵送し、押印してもらったものが返送されるのを待つだけで、1週間近くかかってしまうことも珍しくありません。契約件数が増えるほど、この一連の作業は担当者の大きな負担となり、契約締結のスピードそのものがビジネスの足かせになってしまいます。
こうした課題を解決するのが電子契約です。電子契約は、紙とハンコを前提とした契約業務をオンラインだけで完結させる仕組みで、テレワークや働き方改革の浸透とともに、業種を問わず導入する企業が年々増えています。契約締結にかかる時間もコストも大きく圧縮できるだけでなく、契約書の検索や管理もしやすくなるため、バックオフィス全体の業務改善につながる取り組みとして注目されています。
一方で、「法的に本当に問題ないのか」「どのサービスを選べばよいのか分からない」という声も多く聞かれます。この記事では、電子契約の基本的な仕組みから法的効力、導入のメリット・デメリット、失敗しないサービスの選び方までを、導入担当者が押さえておきたいポイントに絞って徹底解説します。あわせて、Wordの原文のまま契約を完結できるリーテックス株式会社のONEデジ®も、独自の選択肢としてご紹介します。
目次
電子契約とは？基本的な仕組みをわかりやすく解説
電子契約とは、書面と印鑑の代わりに電子データと電子署名を用いて契約を締結する方式のことです。契約書をPDFやWordなどのファイルとして作成し、当事者双方がインターネット上で合意した証拠を残すことで、契約が成立します。従来は紙の契約書に押印し、製本・郵送していた一連の流れが、すべてオンライン上で完結する点が大きな特徴です。
近年では、いわゆる契約書だけでなく、注文書や注文請書、業務委託契約、雇用契約、各種同意書など、幅広い契約類型で電子契約の活用が広がっています。押印のために出社する必要がなくなり、テレワーク環境でも契約業務を止めずに進められることから、多くの企業が紙からの切り替えを進めています。
具体的な流れとしては、契約書を作成した側がサービス上に契約書ファイルをアップロードし、取引先へ署名依頼を送信します。取引先はメールなどで届いたリンクから契約内容を確認し、合意すれば承認・署名を行うことで契約が締結されます。紙の契約書で必要だった「印刷・押印・郵送・返送」という工程が、数クリックの操作に置き換わるイメージです。押印のための出社や、書類の到着を待つ時間が不要になるため、契約締結までのスピードが飛躍的に向上します。
電子契約を支える「電子署名」と「タイムスタンプ」
電子契約の信頼性を支えているのが、「電子署名」と「タイムスタンプ」という2つの要素です。
電子署名は、その契約書を「誰が」作成・承認したかを証明するもので、なりすましや改ざんを防ぐ役割を果たします。紙の契約書における印鑑やサインに相当する仕組みだと考えると分かりやすいでしょう。一方、タイムスタンプは「いつ」その契約が締結されたかを記録し、その時刻以降に契約内容が書き換えられていないことを証明します。
この2つが組み合わさることで、紙の契約書における「印鑑」と「契約日」の役割を電子的に代替しているわけです。単にファイルをメールでやり取りするのとは異なり、契約締結の事実と契約者を技術的に担保できる点が、電子契約が法的な証拠力を持つ理由となっています。
電子契約と電子署名・書面契約の違い
「電子契約」「電子署名」「電子サイン」といった言葉は混同されがちですが、電子署名は電子契約を成立させるための技術的な要素の一つです。電子契約という契約方式全体のなかに、本人性を担保する電子署名やタイムスタンプが含まれている、という関係で理解するとよいでしょう。
書面契約との最大の違いは、契約の証拠をどこに残すかにあります。書面契約では紙の原本と印鑑が証拠となりますが、電子契約では電子データと電子署名、タイムスタンプが証拠となります。物理的な原本が存在しないため、保管場所を取らず、契約書の検索や共有も容易になる点が電子契約ならではのメリットです。
電子契約の種類｜当事者型と立会人型の違い
電子契約には大きく分けて、契約当事者同士が直接電子署名を行う「当事者型」と、サービス提供事業者が第三者として契約に立ち会う「立会人型」の2種類があります。
当事者型は、契約者本人が電子証明書を用いて署名する方式です。本人性の証明力が高い一方で、契約当事者の双方が事前に電子証明書を取得する必要があるなど、導入のハードルがやや高くなります。厳格な本人確認が求められる重要な契約に適したタイプです。
立会人型は、サービス事業者がメール認証などを通じて契約締結に立ち会う方式です。取引先はメールアドレスさえあれば署名でき、事前の準備がほとんど不要なため、導入のしやすさから現在の主流となっています。相手方に負担をかけずに電子契約を始めたい場合に適しています。
どちらの方式を選ぶかは、自社の契約内容や取引先との関係性、求められる証拠力の強さによって変わります。取引の性質に応じて、両方を使い分ける企業も少なくありません。
業種別の電子契約の活用シーン
電子契約の活用シーンは業種によってさまざまです。建設業では工事請負契約や注文請書のやり取りに、不動産業では売買契約や賃貸借契約の締結に活用が広がっています。金融機関では、事業者向けの融資契約や金銭消費貸借契約の電子化も進んでいます。
特に、IT業界のように取引先が全国に分散している業種や、テレワークを積極的に導入している企業では、対面での押印そのものが業務のボトルネックになりやすく、電子契約による効果を実感しやすい領域といえるでしょう。営業担当者が外出先から契約書を送付し、取引先がその場で署名できることで、商談から契約締結までのリードタイムを大きく短縮できます。
電子契約の法的効力｜電子署名法と電子帳簿保存法
「電子契約は法的に有効なのか」という疑問を持つ担当者は少なくありません。結論から言えば、電子署名法により、一定の要件を満たした電子契約は書面契約と同等の法的効力を持つと認められています。
電子署名法による法的効力
電子署名法第2条第1項および第3条では、本人による一定の電子署名が行われた電子文書は、真正に成立したものと推定されると定められています。裁判においても、本人による電子署名であることが技術的に担保されていれば、真正に成立した契約として証拠能力が認められます。契約の相手方から「電子契約では効力に不安がある」と言われた場合も、こうした法的根拠を示しながら説明できると、社内外の理解を得やすくなります。
電子化できない契約類型に注意
ただし、すべての契約が電子化できるわけではない点には注意が必要です。訪問販売におけるクーリングオフ通知書や、一部の不動産関連書類など、法律で書面での交付が義務付けられている契約類型も存在します。法改正によって電子化可能な書類は年々拡大していますが、導入前には、自社が扱う契約書がどの区分に該当するかを確認しておくと安心です。
電子帳簿保存法への対応
締結した後の保存も重要なポイントです。電子帳簿保存法により、電子的に締結した契約書はその状態のまま、検索性や真実性を担保する要件を満たした形で保存することが求められます。単にファイルとして保存するだけでは要件を満たさず、タイムスタンプの付与や訂正・削除の履歴管理などが必要です。電子契約サービスを選ぶ際は、これらの保存要件に対応しているかどうかも重要な確認ポイントとなります。
なお、契約書を電子的に保管することは、法令対応の面だけでなく実務面でも大きな意味を持ちます。紙の契約書のようにキャビネットへファイリングして保管する必要がなく、取引先ごと・契約種別ごとに検索して必要な契約書を即座に呼び出せるため、契約管理の手間そのものを軽減できます。契約更新や解約の期日管理もしやすくなり、対応漏れの防止にもつながります。
電子契約を導入する4つのメリット
電子契約の導入は、業務効率化からコスト削減まで、企業に幅広いメリットをもたらします。ここでは代表的な4つのメリットを解説します。
1. 契約締結までの時間を大幅に短縮
もっとも大きなメリットは業務効率化です。契約書の印刷、製本、押印、郵送という一連の作業が不要になり、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。これまで郵送で1週間以上かかっていた契約が、当日中に完結するケースも珍しくありません。営業担当者にとっても、契約書の作成から送付までを外出先やテレワーク環境で完結できるようになるため、契約機会を逃さずスピード感を持って商談を進められるようになります。
2. 印紙税・郵送費などのコストを削減
コスト面のメリットも見逃せません。紙の契約書には収入印紙が必要ですが、電子契約は印紙税の課税対象外となるため、契約金額や契約件数が多い企業ほど削減効果は大きくなります。これは、印紙税が紙の文書に対して課される「文書課税」であり、電子データには適用されないためです。加えて、郵送費や保管スペースのコストも同時に削減でき、契約書を紙で保管する場合に必要だったファイリングや検索の手間も不要になります。
3. 契約書をクラウドで一元管理
電子契約サービスの多くは、締結した契約書をクラウド上で一元管理できます。これにより検索性が向上し、必要な契約書をすぐに探し出せるようになるほか、契約更新の期日をアラートで通知する機能などを活用すれば、更新漏れや紛失のリスクも減らせます。紙のように保管場所を圧迫することもなく、災害による消失リスクも軽減できます。
4. 内部統制の強化とテレワークへの対応
誰がいつどの契約書を確認・承認したかというログが自動的に残るため、内部統制の観点からも管理体制を強化しやすくなります。契約締結の権限管理や承認フローをシステム上で運用できるため、コンプライアンス強化にもつながります。また、社内外どこからでも契約手続きが進められるため、働き方の多様化が進む現在では、テレワーク対応という観点でも大きな利点といえるでしょう。
導入前に知っておきたいデメリットと注意点
多くのメリットがある一方で、導入にあたって考慮すべき点もあります。事前に把握しておくことで、スムーズな導入につなげられます。
取引先の理解を得る必要がある
まず、取引先が電子契約に不慣れな場合、説明や説得に時間がかかることがあります。特に紙文化が根強い業界や、稟議に複数の承認者が関わる大企業との取引では、社内稟議や取引先の合意形成に想定以上の時間を要するケースもあります。相手方に負担をかけない立会人型のサービスを選んだうえで、段階的な導入計画を立てておくと良いでしょう。
セキュリティ対策の確認が不可欠
セキュリティ面では、なりすましや不正アクセスのリスクをゼロにはできません。信頼できる事業者が提供する、暗号化やアクセス制限、二要素認証などの対策が講じられたサービスを選ぶことが重要です。契約書は企業の重要な情報資産であるため、どのようなセキュリティ基準を満たしているかは、導入前に必ず確認しておきましょう。
料金体系と既存システムとの連携
サービスによっては送信件数に応じた従量課金や、他システムとの連携に追加費用が発生する場合があるため、料金体系は契約前にしっかり確認しておく必要があります。既存の基幹システムやワークフローツールと連携できるかどうかも、運用コストと業務効率に直結するポイントです。
紙と電子が混在する移行期間への対応
電子契約に切り替えた後も、一定期間は紙の契約書と電子契約が混在する運用になることがほとんどです。両方の管理方法や検索性が異なると現場が混乱しやすいため、移行期間中の運用ルールをあらかじめ決めておくことも欠かせません。
失敗しない電子契約サービスの選び方
数多くの電子契約サービスから自社に合うものを選ぶには、いくつかの比較軸を押さえておくと判断しやすくなります。導入して終わりではなく、現場に定着して初めて効果が出るものであるため、機能や料金の比較だけでなく、実際の運用イメージを持ちながら検討することが失敗を防ぐコツです。ここでは、特に重要な3つのポイントを解説します。
必要な機能とコストのバランス
契約書の作成から送信、締結後の保管までを一気通貫で行いたいのか、締結機能だけで十分なのかによって、必要な機能とプランは変わります。初期費用だけでなく、送信件数に応じた月額費用や、契約書のテンプレート数、追加ユーザーを増やす際の料金といったランニングコストも含めて比較しましょう。自社の年間契約件数を試算したうえで見積もりを取ると、実際の運用コストが見えやすくなります。
セキュリティとサポート体制
契約書は企業にとって重要な情報資産です。データの暗号化、アクセス権限の設定、監査ログの有無など、セキュリティ基準を必ず確認してください。また、導入後にトラブルが起きた際、電話やチャットで迅速にサポートを受けられるかどうかも選定のポイントです。特に契約締結の期日が迫っている場面でシステムトラブルが起きた場合、サポート対応のスピードが業務全体に与える影響は小さくありません。
既存の業務フローとの親和性
もっとも見落とされがちなのが、日々の業務フローとの相性です。多くの電子契約サービスは、契約書をPDF化してからアップロードする方式を採用していますが、Wordで契約書を作成している企業にとっては、この「PDF変換」の工程がひと手間増える原因になります。契約書のひな形をWordで運用している法務・営業部門は多く、修正が発生するたびにPDFへ変換し直す作業は、地味ながら現場の負担になりがちです。普段使っている文書作成ソフトとどれだけシームレスに連携できるかは、現場の定着率を大きく左右します。
Wordの原文のまま契約を完結できる「ONEデジ®」
契約書の多くをWordで作成している企業であれば、ONEデジ®という選択肢が業務フローにフィットします。ONEデジ®は、リーテックス株式会社が提供する電子契約サービスで、Wordとシームレスに連携し、契約書の作成から締結までを一つの流れで完結できる点に特徴があります。
PDF変換不要｜Wordの原文にそのまま署名
ONEデジ®の最大の特長は、契約書をPDFに変換することなく、Wordの原文そのものに電子署名を付与できる点にあります。多くの電子契約サービスでは、Wordで作った契約書をいったんPDFに変換してからアップロードする必要がありますが、ONEデジ®ではその変換工程自体が不要です。
普段使い慣れたWordファイルのまま署名・締結ができるため、契約書のフォーマットを変えることなく、現場の業務フローにそのまま組み込めます。法務担当者がWordで条文を修正し、そのまま社内承認から取引先への送付、締結まで進められる点は、条項の修正が頻繁に発生する契約書を扱う部署にとって、大きな負担軽減につながります。
バージョン管理で「どれが最新か」に迷わない
もう一つの強みが、契約書の変更履歴をバージョンで管理できる点です。契約内容を修正するたびに新しいバージョンとして記録が残るため、「いつ」「どの箇所が」変更されたのかを後から明確に追跡できます。
契約交渉の過程では、「A案を修正した最新版はどれか」「先方から返ってきた修正案はどのバージョンに反映すべきか」といった混乱が起こりがちです。ONEデジ®なら、契約書のバージョン管理により、どのファイルが最新の締結対象かを明確に把握できます。複数の担当者が条文を確認・修正するような契約でも、認識の齟齬によるトラブルを防ぎやすくなります。
政府確認技術による法的信頼性
ONEデジ®の基盤技術は、2024年（令和6年）2月にグレーゾーン解消制度を通じて、電子署名法第2条第1項に規定する電子署名に該当することを政府が確認し、承諾を得た政府確認技術です。国および地方公共団体の契約書としても利用可能と確認されており、重要な契約書でも安心して電子契約を進められます。
さらにONEデジ®は、文書に付与されたQRコードをスマートフォンで読み取ることで、ハッシュ値および署名詳細情報（署名依頼人、署名内容、署名日時など）が記録された原本ファイルの保管場所へアクセスでき、原本の真正性と改ざんの有無を確認できる仕組みを備えています。契約書が1文字でも書き換えられた場合にはハッシュ値が変化して即座に改ざんを検知できるため、契約書の証拠能力を技術的に担保します。印刷した紙からでもQRコードを通じて署名内容を確認できる点も、実務上の使い勝手を高めています。
用途に応じて選べるONEデジ®シリーズ
ONEデジ®には、用途に応じた複数の製品が用意されています。契約書に対応する「ONEデジ®Document」のほか、各種証明書や証憑書類の真正性確保に特化した「ONEデジ®Certificate」、既存の業務システムに電子署名機能を組み込む「ONEデジ®API」があり、自社の用途に応じて組み合わせて導入することも可能です。Wordでの契約書作成が中心の企業ほど、ONEデジ®によって得られる効率化のインパクトは大きくなるはずです。
電子契約導入の進め方｜4つのステップ
電子契約を無理なく定着させるには、計画的に導入を進めることが大切です。ここでは基本的な導入ステップを紹介します。
STEP1｜目的と対象契約の洗い出し
まず「何を電子化したいのか」という目的を明確にすることから始めます。契約書の種類や年間の契約件数を洗い出し、法務・営業・経理など関係部署の意見も集めながら、必要な機能と予算感をすり合わせておきましょう。あわせて、書面での交付が義務付けられている契約が自社の取引にどの程度含まれているかも確認しておくと、後々の運用設計がスムーズになります。
STEP2｜サービスの選定と比較
洗い出した要件をもとに、複数のサービスを比較検討します。前述の「機能とコスト」「セキュリティとサポート」「既存フローとの親和性」という3つの軸に沿って評価し、無料トライアルがあれば実際の操作感も確かめておくと安心です。
STEP3｜スモールスタートでの運用開始
サービスを選定したら、まずは一部の部署や契約類型に絞ってスモールスタートで運用を始めるのがおすすめです。運用ルールを明文化し、社内向けの説明会や簡単なマニュアルを用意することで、現場への定着がスムーズに進みます。契約書のテンプレート整備や承認フローの見直しも、この段階であわせて行っておくと手戻りを減らせます。
STEP4｜対象範囲の段階的な拡大
導入後も定期的に利用状況を振り返り、現場からのフィードバックを取り入れながら、対象契約の範囲を段階的に広げていきます。小さく始めて成功体験を積み重ねることで、無理なく全社導入へとつなげられます。
電子契約に関するよくある質問
電子契約サービスの導入には、どのくらいの費用がかかりますか？
サービスによって料金体系は大きく異なりますが、月額の基本料金に加え、契約書の送信件数に応じた従量課金を組み合わせているケースが一般的です。無料プランやトライアル期間を用意しているサービスも多いため、まずは自社の想定契約件数で試算してみることをおすすめします。
取引先が電子契約に不慣れでも導入できますか？
立会人型のサービスであれば、取引先はメールアドレスがあれば契約内容を確認・署名できるため、専用アカウントの取得や新たなソフトの導入は不要です。ただし、初めて電子契約を利用する取引先には、事前に簡単な案内を送っておくとスムーズです。
紙の契約書と電子契約は併用できますか？
問題ありません。実際、多くの企業は契約類型ごとに紙と電子を使い分けています。書面での交付が義務付けられている契約は紙のまま、それ以外は電子契約へ、というように段階的に移行していく企業が大半です。
Wordで作成した契約書はそのまま電子契約に使えますか？
サービスによって対応は異なりますが、多くはPDFへの変換が前提となっています。Wordでの契約書作成が中心の企業で、PDF変換の手間そのものをなくしたい場合は、Wordの原文に直接署名できるONEデジ®のようなサービスを検討する価値があります。
まとめ｜自社の業務フローに合った電子契約サービスを
電子契約は、契約締結にかかる時間とコストを削減し、テレワークにも対応できる働き方を支える仕組みです。電子署名法により法的効力も認められており、業種を問わず導入が進んでいます。一方で、取引先への説明やセキュリティ対策、既存フローとの相性など、導入前に押さえておくべきポイントもあります。サービスを比較する際は、機能やコストだけでなく、自社の契約書の作り方や承認フローに無理なく組み込めるかどうかを軸に検討することが、導入後の定着につながります。
特にWordで契約書を作成している企業にとっては、PDF変換の手間なくWordの原文に直接署名でき、政府確認技術で改ざんも検知できるONEデジ®のような選択肢が、日々の業務フローを大きく変えずに電子契約を始められる現実的な一歩になります。まずは自社で扱う契約書のうち、電子化しやすいものから小さく始めてみることが、電子契約導入を成功させる近道です。電子契約の導入を検討される方は、ぜひリーテックスのONEデジ®シリーズもあわせてご検討ください。
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