各種証明書のデジタル化が急速に進む中、「電子証明書を導入したいが、受け取り側が紙で印刷した場合はどうなるのか」という疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。従来の電子証明書は、デジタルデータのままでしか真正性を確認できないという制約がありました。しかし現在は、紙に印刷した状態でもスマートフォンで簡単に真正性を検証できる技術が登場しています。本記事では、紙でもスマホからでも確認できる電子証明書の仕組みから、導入のメリット、活用事例まで詳しくご紹介します。証明書業務の効率化を検討されている教育機関や企業のご担当者様は、ぜひ最後までお読みください。
目次
電子証明書の基礎知識
まずは電子証明書についての基本的な知識を押さえておきましょう。
電子証明書とは何か
電子証明書とは、インターネット上で個人や組織が確かにその当事者であることを保証するデジタル情報です。卒業証明書や在職証明書、資格証明書など、従来は紙で発行されていた各種証明書を電子的に発行・管理できる仕組みを指します。
紙の証明書では、印影や用紙の透かし、厳封などによって真正性を担保してきました。一方、電子証明書では暗号技術やタイムスタンプ、ハッシュ値などの技術を用いて、発行元の正当性とデータが改ざんされていないことを保証します。
近年、行政手続きのオンライン化や企業のDX推進に伴い、証明書の電子化ニーズは急速に高まっています。特に教育機関においては、文部科学省が「デジタル学習歴証明導入手引き」を公開するなど、国を挙げて電子化が推進されている状況です。
従来の電子証明書が抱えていた課題
電子証明書の普及が進む一方で、従来の仕組みにはいくつかの課題がありました。
最も大きな課題は、デジタルデータの状態でしか真正性を確認できないという点です。電子証明書を受け取った企業や機関が紙に印刷して保管したい場合、印刷した時点で電子的な検証機能が失われてしまいます。そのため、原本のデジタルデータを別途保管しておく必要があり、管理の手間が増えるという問題がありました。
また、受け取り側に専用のソフトウェアやアプリケーションのインストールを求めるケースも少なくありません。ITリテラシーの差によっては、検証作業そのものがハードルとなることもありました。
さらに、生成AIの発展により、証明書の偽造リスクも高まっています。見た目だけでは真贋を判別できないほど精巧な偽造文書が作成される可能性があり、より確実な真正性担保の仕組みが求められるようになっています。
紙でもスマホからでも確認できる新しい電子証明書
こうした課題を解決するのが、QRコード（二次元バーコード）を活用した新しい電子証明書の仕組みです。
QRコード認証の仕組み
新しいタイプの電子証明書では、証明書データにQRコードが付与されています。このQRコードには、証明書のハッシュ値（データの指紋のようなもの）や発行者情報、発行日時などが暗号化されて格納されています。
証明書を受け取った人は、スマートフォンのカメラでQRコードを読み取るだけで、専用の検証サイトにアクセスできます。検証サイトでは、QRコードに含まれる情報と発行元のサーバーに記録された情報を照合し、証明書が正規に発行されたものかどうか、発行後に改ざんされていないかどうかを瞬時に判定します。
この仕組みの画期的な点は、証明書を紙に印刷した状態でも検証が可能なことです。印刷された紙の証明書に記載されたQRコードをスマートフォンで読み取れば、その場で真正性を確認できます。専用アプリのインストールは不要で、標準的なカメラアプリとウェブブラウザがあれば誰でも検証作業を行えます。
ハッシュチェーン技術による改ざん防止
QRコード認証を支える重要な技術が、ハッシュチェーンです。ハッシュチェーンとは、データのハッシュ値を連鎖的に記録していく仕組みで、ブロックチェーン技術の基盤となっている概念です。
証明書が発行されると、その内容からハッシュ値が生成され、発行元のシステムに記録されます。万が一、証明書の内容が一文字でも変更されると、ハッシュ値は全く異なるものになります。QRコードを読み取って検証する際、発行時に記録されたハッシュ値と現在の証明書から計算されるハッシュ値を比較することで、改ざんの有無を検知できる仕組みです。
この技術により、たとえ高度な偽造技術を用いたとしても、正規の発行元システムに記録されていない証明書は真正性の検証をパスできません。生成AIによる偽造文書対策としても非常に有効です。
証明書発行業務の現状と課題
電子証明書の導入を検討する背景には、従来の紙ベースの証明書発行業務が抱えるさまざまな課題があります。
紙の証明書発行にかかるコストと手間
紙の証明書を発行するには、多くのコストと手間がかかります。
まず、用紙代や印刷代などの直接的なコストがあります。公式な証明書には偽造防止のための特殊用紙を使用することも多く、一般的な印刷物よりもコストがかさみます。また、証明書を郵送する場合は封筒代や切手代、厳封のための作業費も発生します。
人的コストも無視できません。証明書の印刷、内容確認、封入、宛名書き、郵送手配といった一連の作業は、担当者にとって大きな負担となります。特に卒業シーズンや採用シーズンなど、証明書発行の繁忙期には業務が集中し、他の業務に支障をきたすこともあります。
さらに、紙の証明書は発行してから届くまでに時間がかかります。郵送の場合、申請から到着まで数日から一週間程度を要することも珍しくありません。急ぎで証明書が必要な場合に対応しづらいという問題もあります。
DX推進の障壁となる要因
証明書の電子化が必要だと認識していても、実際の導入に踏み切れない組織も少なくありません。
大きな障壁となっているのが、システム導入にかかる費用です。大規模なシステム開発や既存システムとの連携が必要になると、数百万円から数千万円規模の投資が必要になるケースもあります。特に予算の限られた教育機関や中小企業にとっては、投資対効果の判断が難しいところです。
また、職員や担当者のITスキルに対する不安も導入をためらわせる要因となっています。新しいシステムの操作を覚える負担や、トラブル発生時の対応への懸念から、現状維持を選択するケースも見られます。
加えて、証明書の受け取り側である企業や機関が電子証明書に対応できるかどうかという問題もあります。せっかく電子化しても、受け取り側が紙での提出を求める場合、結局は印刷して郵送するという従来のフローに戻ってしまいます。
ONEデジCertificateの特長と機能
これらの課題を解決するサービスとして、Le-Techs株式会社が提供する「ONEデジCertificate」をご紹介します。
低コストで導入できるクラウドサービス
ONEデジCertificateは、月額20,000円から利用できるクラウド型の証明書電子化サービスです。大規模なシステム開発や既存システムとの連携は不要で、インターネット環境があればすぐに利用を開始できます。
既存の教務システムや人事システムからダウンロードした証明書のPDFファイルをアップロードするだけで、電子署名付きの証明書として発行できます。50件までまとめてアップロード・発行が可能なため、繁忙期の大量発行にも対応できます。
サブスクリプション型のサービスなので、導入後に不要になった場合は解約も可能です。解約後も発行済みの電子証明書は引き続き閲覧できるため、長期的な証明書管理にも安心してご利用いただけます。
紙でもスマホでも検証可能な二次元バーコード
ONEデジCertificateで発行される電子証明書には、独自の二次元バーコード（QRコード）が付与されます。このQRコードをスマートフォンで読み取るだけで、発行元の確認と改ざんの有無を即座に検証できます。
特筆すべきは、証明書を紙に印刷した状態でも検証機能が有効な点です。受け取った電子証明書を印刷し、紙として保管・提出する場合でも、印刷された二次元バーコードをスマートフォンで読み取れば、電子証明書の原本データにアクセスして真正性を確認できます。
これにより、「電子データのまま管理したい」「紙で保管したい」「紙で提出を求められた」など、さまざまなケースに柔軟に対応できます。受け取り側のIT環境や好みに左右されず、確実に真正性を担保できる仕組みです。
グレーゾーン解消制度による法的裏付け
ONEデジCertificateの基盤技術である「ONEデジ」は、産業競争力強化法に基づくグレーゾーン解消制度を活用し、関係省庁から法令解釈についての回答を得ています。
令和6年2月29日付けで、内閣総理大臣、総務大臣、法務大臣、財務大臣、経済産業大臣の5大臣連名による回答書が交付されました。この回答書において、ONEデジによる電子署名が電子署名法第2条第1項に規定する「電子署名」に該当することが確認されています。
これにより、国の機関や地方公共団体との契約においても、記名押印に代わるものとして利用可能であることが明確になっています。法的な裏付けのあるサービスとして、安心してご導入いただけます。
ONEデジCertificateの活用事例
ONEデジCertificateは、さまざまな業界・組織で活用できます。具体的な活用シーンをご紹介します。
教育機関での活用
教育機関は、ONEデジCertificateの主要な活用領域です。
大学や専門学校では、卒業証明書、成績証明書、在学証明書、単位取得証明書、履修証明書などの発行業務に活用できます。卒業生から証明書の発行依頼があった場合、従来は印刷・厳封・郵送という一連の作業が必要でしたが、電子証明書であればメールやダウンロードリンクで即座に届けることが可能です。
また、推薦状や健康診断証明書、各種修了証明書（セミナーや公開講座など）の発行にも対応しています。海外の教育機関や企業に証明書を提出する際にも、デジタルデータであれば時差や郵送期間を気にせず迅速に対応できます。
文部科学省が推進するデジタル学習歴証明への対応という観点からも、教育機関にとって電子証明書の導入は今後ますます重要になると考えられます。
企業・一般組織での活用
企業や一般組織でも、ONEデジCertificateは幅広く活用できます。
人事部門では、在職証明書、雇用証明書、退職証明書、内定通知書などの発行業務に利用できます。従業員からの証明書発行依頼に対して、紙の書類を作成・郵送する手間を省き、迅速に対応できます。
また、社内資格証明書や研修修了証明書の発行にも適しています。社内で実施した研修や資格試験の合格者に対して、電子証明書として修了証を発行すれば、管理の手間を削減しながら証明書としての信頼性も確保できます。
製造業やメーカーでは、検査成績書、出荷証明書、材料証明書などの発行にも活用できます。取引先への証明書類を電子化することで、ペーパーレス化と業務効率化を同時に実現できます。
医療・福祉分野での活用
医療機関や福祉施設でも、ONEデジCertificateの導入メリットは大きいです。
医療機関では、健康診断結果証明書、診断書、通院証明書などの発行に活用できます。患者や受診者が証明書を企業や保険会社に提出する際、電子データとしての提出と紙での提出の両方に対応できる点が便利です。
福祉分野では、実務経験証明書や社会福祉主事任用資格の証明など、資格取得や転職に必要な各種証明書の発行に利用できます。特に福祉人材の流動性が高まる中、証明書発行業務の効率化は組織運営において重要な課題となっています。
電子証明書導入のメリット
改めて、電子証明書を導入することで得られるメリットを整理します。
コスト削減効果
電子証明書の導入により、さまざまなコストを削減できます。
直接的なコストとして、用紙代、印刷代、封筒代、切手代などが不要になります。年間で数百件から数千件の証明書を発行している組織であれば、これらの削減効果は無視できない金額になります。
間接的なコストとして、印刷・封入・郵送にかかる人件費も削減できます。担当者がこれらの作業に費やしていた時間を他の業務に充てることで、組織全体の生産性向上につながります。
また、紙の証明書を保管するための物理的なスペースも不要になります。オフィススペースの有効活用や、書類保管コストの削減にも貢献します。
業務効率化と迅速な対応
電子証明書を導入すると、証明書発行から届くまでの時間を大幅に短縮できます。
従来の紙ベースの証明書発行では、申請から到着まで数日から一週間程度かかることが一般的でした。電子証明書であれば、発行処理が完了次第、メールやダウンロードリンクを通じて即座に届けることができます。
また、一括発行機能により、繁忙期の大量発行にも効率的に対応できます。ONEデジCertificateでは50件までまとめて処理できるため、卒業シーズンなどの証明書発行が集中する時期でも、担当者の負担を抑えながら迅速に処理を進められます。
ダッシュボード機能により、発行状況の把握や管理も容易です。発行漏れや対応ミスを防ぎ、業務品質の向上にもつながります。
セキュリティと信頼性の向上
電子証明書は、紙の証明書よりも高いセキュリティと信頼性を実現できます。
ハッシュチェーン技術により、発行後の改ざんを確実に検知できます。たとえ巧妙な偽造が試みられたとしても、正規の発行元システムに記録されていないデータは検証をパスできません。生成AIの発展により偽造リスクが高まる中、技術的な裏付けのある真正性担保は大きな価値を持ちます。
また、電子署名とタイムスタンプにより、いつ誰が発行したかという情報も確実に記録されます。発行元の信頼性を客観的に証明できるため、証明書としての価値がより高まります。
導入に向けて
ONEデジCertificateの導入を検討される方向けに、導入の流れと注意点をご説明します。
導入の流れ
ONEデジCertificateは、クラウドサービスとして提供されるため、導入の手順はシンプルです。
まず、公式サイトから資料請求やお問い合わせを行い、サービス内容や料金プランについての詳細を確認します。組織の規模や発行件数に応じた最適なプランを選択できます。
契約が完了すると、すぐに利用を開始できます。既存のシステムとの連携や大規模な設定作業は不要です。既存の教務システムや人事システムから証明書データをPDFでダウンロードし、ONEデジCertificateにアップロードするだけで電子証明書を発行できます。
APIも用意されているため、既存システムとの自動連携を希望する場合は、別途ご相談いただくことで対応可能です。
導入時のポイント
電子証明書の導入を成功させるためには、いくつかのポイントがあります。
まず、証明書の受け取り側への周知を行うことが重要です。電子証明書の検証方法や、紙に印刷した場合でもQRコードで真正性を確認できることを説明しておくと、スムーズに運用できます。
また、組織内での運用ルールを整備しておくことも大切です。誰が発行権限を持つのか、発行履歴をどのように管理するのか、といった点を事前に決めておくと、導入後の混乱を防げます。
さらに、段階的な導入を検討することも一つの方法です。いきなりすべての証明書を電子化するのではなく、まずは特定の種類の証明書から始めて、運用に慣れてから対象を広げていくアプローチが有効な場合もあります。
まとめ
紙でもスマホからでも確認できる電子証明書について、その仕組みから導入メリット、活用事例まで解説しました。
QRコード認証とハッシュチェーン技術を活用した新しい電子証明書は、従来の「デジタルデータでしか検証できない」という制約を克服しています。印刷した紙の状態でもスマートフォンで真正性を確認できるため、受け取り側のIT環境や運用方針に左右されず、幅広いシーンで活用できます。
ONEデジCertificateは、月額20,000円から導入できるクラウドサービスとして、教育機関や企業、医療・福祉分野など、さまざまな組織の証明書発行業務を効率化します。グレーゾーン解消制度により5大臣連名で電子署名法への適合が確認されており、法的な裏付けのあるサービスとして安心してご利用いただけます。
証明書発行業務のコスト削減や効率化をお考えの方は、ぜひONEデジCertificateの導入をご検討ください。
ONEデジCertificateの詳細については、公式サイトをご覧ください。 https://le-techs.com/lp/onedigi-certificate