増え続ける電子化ニーズに手軽に対応。
各種証明書から学校運営に関わる書類まで、
アーツカレッジヨコハマが実現した電子署名の活用拡大

ITやデザイン、ゲーム分野を学ぶアーツカレッジヨコハマには、多くの留学生が在籍しています。事務窓口では、留学生のビザ更新にともなう各種証明書の発行手続きが多く、近年は就職活動を迎えた学生からも「企業提出用として、証明書をデータ（PDF）で欲しい」という要望が増えていました。

このような背景から、4〜5年前より証明書の電子化を検討していました。しかし、他社システムは決済機能なども込みで莫大な費用がかかることがわかり、導入を断念。当時は証明書発行の受付（申し込み）だけをホームページからWeb対応するにとどまっていました。

そのため、データでの受け取りを希望する学生には、偽造防止を施したPDFを発行できないという理由から、紙の証明書を学生本人にスキャンしてデータ化し、提出してもらっていました。しかし、重要な個人情報が改ざん対策のないままやり取りされる現状に、セキュリティ面の不安を感じていました。

窓口や発送の手間を減らし、ペーパーレスを進めたいと考えていたタイミングで、リーテックスから「ONEデジ^®Certificate」の提案を受け、詳しく話を聞いてみることにしました。

課題を解決できそうだと感じた一方で、業務の属人化を防ぎ、使い勝手を良くするため、まずは「既存システムで完結できないか」と連携の可能性を模索しました。しかし、希望する機能がなかったり、オプションプランへの加入が必要だったりと、機能・コストの両面から今は難しいと判断せざるを得ませんでした。

そこで「ONEデジ^®Certificate」の導入を上申したところ、 「ダウンロードしたPDFを改ざんされてしまうのではないか？」 「編集できないようにパスワード設定をしたPDFを学生に渡せば、システムは不要ではないか？」との理由から、稟議が通りませんでした。

次年度への先送りも考えましたが、日頃から対企業や行政とのやり取りで個人情報をセキュリティ対策なしでメール送付することへの不安を早期に解消したいという思いもあり、再度上申することを決意しました。

一度目の上申時にあがった懸念点に対しても、 「編集不可のPDFでも、一度印刷してスキャンすれば簡単に改ざん可能になってしまうこと」 、 「ONEデジ^®Certificateであればハッシュチェーン技術により万が一の改ざんも検知でき、紙印刷でも二次元コードから原本確認ができること」を直接解説してもらったことで、納得感を得て無事に稟議を通すことができました。

本運用が始まってからも現場が混乱することはありませんでした。

現在は、提出先の指定や学生のニーズに合わせて「紙か、電子（PDF）か」を自由に選択できる運用の形をとり、トラブルなく稼働しています。

今後は、この電子署名の仕組みを校内へさらに周知し、就職課をはじめとした学内での様々な手続きや、外部機関との間で機密性の高い個人情報をやり取りする現場でも、ONEデジ^®Certificateを活用していきたいと考えています。