スムーズな締結業務のための「電子契約のマナー」

画像：ぱくたそ様

電子契約は、契約の締結調印者にメールで契約の承諾依頼が電子契約ベンダーから送られ、電子署名を行う方がログインして電子署名をします。

会社の代表者同士が直接交渉していて、送信するなら、あまり問題はありません。しかし、実際は締結権限をもった締結調印者ではなく、担当者同士で交渉しているケースが大半です。

紙の契約書なら、担当者宛に郵送しても、相手の社内で稟議決裁されるでしょう。

決裁権限を持たない担当者が発信する電子契約は、電子契約ソフトのワークフロー（リ―テックスのトータルプラン以上には付いています）やapi連携している社内のワークフローなどを経ることで、決裁権限を持つ社員が決裁を行った時点で契約書が取引先に発信されるものがあります。

ワークフローの導入が済んでいない法人の場合、契約を締結する場合、押印申請などを紙で行ってから電子契約を承認することになります。

受信側は誰が電子署名するのか、事前の確認がとても大切です。

事前確認せずに相手の担当者に発信してしまうと、相手の担当者に迷惑がかかるかもしれません。締結権限が無いのに承諾してしまえば、問題になるでしょう。また、受信相手が承諾できないと、発信側はキャンセルして発信し直しです。社内で自分の上席に迷惑をかけてしまいます。

受信側は誰が電子署名するのか、事前の確認がとても大切です。

電子契約のマナーの第一は、受信側の相手のメールアドレス確認です。

次のステップは、交渉相手と電子署名の相手が違う場合のマナーです。

電子契約の承諾依頼の通知メールは、電子契約ベンダーのアドレスで発信されます。

事前にどのベンダー・どのメールアドレスで契約の締結を行うのか知らないと、
セールスのダイレクトメールやフィッシングメールと勘違いして削除されてしまうかもしれません。

通知をベンダー任せにせず、その契約書を受信し電子署名をされる方に、どこのベンダー・どのメールアドレスからいつ頃、電子契約の承諾依頼が行くのか、事前に説明することをお勧めします。

電子契約のマナーの第二は、受信側の電子署名される方への事前連絡です。

さて、リーテックス同士でしたら、受信側の担当者への発信でも、ワークフローで電子署名される方にまわせますので、こうした手間は不要となります。

せっかくのデジタル化ですから、スマートに電子契約したいですね。

スムーズな締結業務は、十分な事前連絡からです。